Terbaru mengatasi Reject ETAX-API-10004 Nomor Faktur Sudah Pernah Digunakan

Reject ETAX-API-10004 Nomor Faktur Sudah Pernah Digunakan – Pernahkan aplikasi efaktur yang anda gunakan pernah mengalami hang atau sering closing sendiri pada saat upload nota faktur pajak ? banyak kemungkinan penyebabnya diantaranya :

• Kemungkinan data yang anda gunakan sudah terlalu banyak sehingga overload ( dari pertama kali menggunakan aplikasi efaktur hingga sekarang ini data masih tersimpan dalam satu database ) supaya bisa berjalan lancar sebaiknya dilakukan pembackupan database
• Aplikasi yang anda gunakan ada beberapa file yang error atau rusak solusinya folder database di di copy-kan ke folder instalasi efaktur anda yang terbaru, jangan terburu – buru menghapus aplikasi lama sampai aplikasi yang baru berjalan normal

Kelebihan dan kekurangan backup database aplikasi efaktur

Bagi anda yang mengelola data perusahaan atau bagian pajak di suatu perusahaan yang setiap bulannya menerbitkan ribuan faktur pajak karena sistem keuangan diperussahaan anda dilakukan secara terpusat alangkah lebih baik jika database efaktur anda selalu dibackup atau setiap periode pembukuan menggunakan satu database berbeda misalnya faktur pajak keluaran, faktur pajak masukan, retur pajak masukan dan keluaran dan lain – lain yang periode pembukuannya tahun 2019 di buat dengan nama “database_tahun_2019” dan begitu juga tahun seterusnya.

Dengan melakukan langkah tersebut ada beberapa manfaatnya diantaranya :

1. File – file pajak khusunya PPN akan tersimpan rapi
   laporan pajak khusunya ppn anda akan lebih tertata dan aplikasi efaktur tidak terlalu berat pada saat anda melakukan filter pencarian data, aplikasi akan lancar pada saat upload data faktur pajak
2. Database lama tersimpan aman
   Apabila terjadi error atau crash pada database anda tidak berdampak pada database yang tersimpan tahun – tahun sebelumnya sehingga anda masih bisa membuka lagi database lama anda

Walaupun memiliki beberapa kelebihan jangan salah masih menyisakan berapa kekurangan antara lain

1. Harus Export dan Import data dari Database yang lama
   anda akan direpotkan export import data faktur lama ke database baru anda, tetapi tidak semua data akan di export / import namun hanya beberapa data saja yang diperlukan biasanya dalam hal perekaman nota retur / pembatalan.
2. Agak sedikit rumit dalam perekaman data retur faktur pajak
   perekaman nota retur / pembatalan faktur pajak tidak bisa dilakukan dengan lancar karena biasanya data faktur yang akan diretur tidak ditemukan di database yang baru, sehingga anda harus melakukan proses export data faktur yang tidak ditemukan tadi dari database tahun sebelumnya kemudian diimport ke database yang baru.

sementara itu saja sebagai intermeso saya mengenai kelebihan dan kekurangan jika melakukan backup database atau pengelompokan database per periode laporan keungan, kembali ke judul postingan di atas apa sih penyebabnya dan bagaimana mengatasinya tanpa harus minta bantuan bagian IT KPP atau hubungi call center kring pajak 1500200 ?

Perlu rekan ketahui sebelumnya saya sudah mencoba browsing di google dan menemukan banyak artikel yang membahas masalah tersebut tetapi kebanyakan hanya normatif sesuai apa yang ada di panduan daftar error efaktur yang selama ini diedarkan oleh DJP memang dalam beberapa kasus berhasil namun banyak juga yang tidak berhasil sehingga saya mencoba mencari solusinya sendiri mohon maaf apabila ada yang kebetulan sama dengan cara yang saya lakukan karena memang saya tidak googling dan cara yang akan dishare sudah saya coba sendiri dan berhasil

Persiapan dan langkah – langkah mengatasi ETAX-API-10004 : Nomor Faktur Sudah Pernah Digunakan

Pada umumnya dikarenakan ada proses import data faktur pajak yang sudah pernah diupload dan statusnya sudah approval sukses ke dalam Database yang baru, setelah data faktur sukses diimport status fakturnya tidak otomatis approval sukses atau belum diupload.
perlu anda ketahui bahwa faktur pajak keluaran yang telah di approved di DJP seharusnya status aproval akan otomatis menjadi approval sukses jika diimporkan ke Database yang baru dengan benar, apabila ini terjadi terus bagaimana cara mengatasinya ? jangan kuatir akan saya share langkah – lngkahnya :

Sebelumnya persiapkan terlebih dahulu hal – hal berikut :

1. Pastikan aplikasi efaktur yang anda gunakan berjalan normal dan telah update sesuai versi terbaru yang dikeluarkan oleh Dirjen Pajak
2. Pastikan semua sertifikat eletronik yang diberikan oleh Dirjen Pajak baik yang tidak berlaku maupun sertifikat elektronik yang masih berlaku masih tersimpan dengan baik ( masa berlaku sertifikat ini adalah selama 2 tahun setelahnya harus mengajukan perpanjangan sertifikat lagi ke DJP ), ini penting karena jika hilang anda harus melakukan permintaan kembali ke DJP apabila akan melakukan instalasi ulang aplikasi efaktur.
3. Masih menyimpan atau minimal mengingat Kode Aktivasi, Kode Pass Phrase, Username dan password enofa Anda

jika hal – hal diatas sudah disiapkan dengan baik baru lakukan langkah selanjutnya

1. Pastikan data faktur pajak yang akan anda import masih tersimpan atau ada di salah satu database lama anda

2. Pastikan tanggal diterbitkannya atau masa Faktur pajak yang akan anda import masih dalam range salah satu masa berlaku sertifikat elektronik yang anda simpan.

3. Buka aplikasi efaktur dengan memilih database lama seperti gambar berikut

4. pilih data faktur yang akan diexport ke database baru kemudian klik export dan simpan file

5. setelah data berhasil diexport langkah selanjutnya masuk ke aplikasi efaktur dengan database yang baru kemudian lakukan import data tersebut seperti pada gambar klik pada menu import kemudian open data faktur yang telah anda export tadi.

6. Apabila import data sudah berhasil perhatikan kolom “Status Approval” maka secara otomatis akan berstatus “Approval Sukses” namun jika sebaliknya atau berstatus “Belum approve”, maka apabila anda lakukan upload data faktur tersebut pasti akan di reject oleh server DJP dan muncul di kolom keterangan “ETAX-API-10004 Nomor Faktur Sudah Pernah Digunakan” bagaimana mengatasinya ikuti langkah selanjutnya

7. Hapus file yang reject terlebih dahulu, kemudian masuk ke menu Referensi kemudian pilih Administrasi Sertifikat lalu cari sertifikat eletronik lama anda yang masa berlakunya sama dengan data faktur yang di reject tadi seperti gambar dibawah ini

 

8. Masukan kode pass phrase sertifikat elektronik anda kemudian simpan sehingga muncul

9. yang terakhir ulangi import data faktur yang tadi reject, setelah berhasil di import kemudian cek kembali di kolom “Status Approval” secara otomatis akan berstatus “Approval Sukses” apabila sebaliknya kemungkinan ada yang salah atau kelewatan langkahnya ulangi kembali. apabila sudah berhasil jangan lupa untuk menginstal ulang sertifikat elektronik yang baru yang masih berlaku karena jika masih menggunakan sertifikat lama faktur pajak baru tidak bisa di approved DJP

Demikian semoga bermanfaat